Lähettäessään apurahahakemuksen hakija luovuttaa säätiölle itseään koskevia tietoja, joista muodostuu henkilötietolaissa (523/1999) tarkoitettu rekisteri.
Kerättäviä henkilötietoja käytetään apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittelyyn. Säätiö voi käyttää hakemustietoja myös tutkimus- ja kehittämistoiminnassaan esimerkiksi apurahojen vaikuttavuusanalyysien toteuttamiseksi. Rekisteriin tallennetaan apurahahakemuksissa annetut tiedot sekä myönnettyjen apurahojen maksatukseen ja tutkimuksen tai hankkeen edistymiseen ja loppuraporttiin liittyvät tiedot. Tieto luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista luovutetaan verohallinnolle ja Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle.
Myönnettyjen apurahojen saajat ja määrät sekä mahdollisesti myös tutkimuksen/hankeen tiivistelmät julkaistaan säätiön verkkosivuilla ja vuosikertomuksessa. Luovutamme tiedot myönnetystä rahoituksesta myös opetus- ja kulttuuriministeriön ylläpitämään tutkimustietovarantoon. Säätiö toimii hanketietovarannon yhteisrekisterinpitäjänä opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa.
Jokaisella hakijalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua sekä oikeus muutoinkin turvautua henkilötietolaissa turvattuihin oikeuksiinsa.
Tarkastusoikeus voidaan evätä tietyissä henkilötietolaissa säädetyissä tilanteissa, ja tarkastusoikeutta ei ole lainkaan esimerkiksi pelkästään tieteelliseen tutkimustarkoitukseen ja tilastointitarkoituksiin kerättyihin tietoihin.
Asiaa koskevat pyynnöt osoitetaan kirjallisesti säätiön asiamiehelle.
Liitteenä Henkilötietolain 10 §:n mukainen rekisteriseloste.